A többfunkciós nyomtatók a legfőbb vállalati dokumentumkezelési eszközök
A műszaki megoldások és szoftverek fejlődésével sok irodának már sikerült áthidalni a papír alapú és a digitális dokumentumok közti űrt: nem a papír teljes mellőzésével, hanem a dokumentumok adatainak hatékonyabb használatával, kezelésével és tárolásával. A dokumentumok kezeléséhez pedig a többfunkciós nyomtató (MFP) beüzemelése jelenti a legideálisabb megoldást. Sokan még ma is fénymásolónak nevezik őket, de az MFP-k igazából kifinomult információkezelő berendezések.
Segítség egy
mozdulattal
Egy többfunkciós berendezéssel a felhasználók a papír alapú
dokumentumokat digitális fájlokká alakíthatják, és ugyanazzal a
mozdulattal több célállomásra is továbbíthatják. Elég egy fájlnevet
és célállomást - ez lehet e-mail cím, hálózati mappa vagy egy
dokumentumtár - kiválasztani az MFP érintőképernyőjén előre
beprogramozott lehetőségek közül, amivel elkerülhetők a továbbítási
hibák, és egyszerűbb a feldolgozás.
Fontos megismerni a rendelkezésre álló szoftveralkalmazásokat is.
Ma már az úgynevezett "modern", vagyis digitalizált, archivált
dokumentumokat akár a bennük foglalt vonalkód alapján is lehet
tárolni, vagy továbbítani. Az írott információ szükség szerint
kinyerhető optikai szövegfelismerővel (OCR). A lapolvasás és az OCR
használatával az alkalmazottak gyors kereséseket futtathatnak a cég
dokumentumtárában, és nem kell több száz vagy ezer papírlapot
végignézniük.
Alkalmazkodó
MFP-k
A nyílt fejlesztői platformokkal a felhasználók saját
munkafolyamataikhoz igazíthatják az MFP működését. Bárki, aki ért a
szoftverfejlesztéshez, szabványos webes eszközökkel gyorsan és
egyszerűen tud olyan alkalmazásokat létrehozni, amik testre szabott
felhasználói felületet nyújtanak az MFP-ken. Ahogyan egy asztali
számítógépen is priorizálni lehet a leggyakrabban használt
programokat és fájlokat, úgy tudják a fejlesztők az MFP
érintőképernyőjén is előtérbe helyezni a munkatársak számára
legfontosabb eszközöket. Például egy orvosi rendelőben
beállíthatják a rendszert, hogy gyorsabban kezelje a betegek
kartonjait. Így az egészségügyi dolgozók az érintőképernyőn egy
szimbólumot kiválasztva hozzáférhetnek a webes dokumentumkezelő
rendszerhez, és előhívhatják a betegek kartonjainak listáját.
Illeszkedés a
vállalati tartalomkezelő rendszerbe
Az MFP-k automatizálják az irodai tevékenységeket, és felgyorsítják
a dokumentumok feldolgozását, ha a dokumentumokat közvetlenül az
ECM (vállalati tartalomkezelő rendszer) munkamenetébe olvassuk be,
és az automatikusan továbbítja azt a megfelelő kollégához vagy
részlegre.
ECM környezetben a modern dokumentumok is megfelelhetnek az
előírásoknak a hozzáférési jogosultságok kezelése, a digitális
aláírás és az auditálható munkafolyamat révén. Ezzel az éves
ellenőrzések is egyszerűbbek, és könnyebben elkerülhetők a
bírságok. Az ECM segítségével a tartalom egy biztonságos webes
adattárban marad, ami napi 24 órában hozzáférhető, és amiben
kulcsszavak segítségével lehet keresni (például ügyfelek neve,
sorszámok vagy egyedi mezők alapján).
Biztonságban
Míg a hagyományos dokumentumokat el lehet veszíteni, vagy
ellophatják őket, a legtöbb felhasználó nem tud róla, hogy
az...






















